【學習】我的「遊戲專案管理」學習歷程PART4: 由第二本專案管理入門書，來更深入認識專案管理

第二本認識專案管理入門書，
我選擇了我懂了！專案管理（2017年新增訂版）Fundamentals of Project Management, Fifth Edition

從這本書的介紹與目錄，

可以知道一些專案管理的專有名詞，像是

專案管理學會（Project Management Institute; PMI）

專案管理師（Project Management Professional; PMP）

專案管理知識體系指南（Project Management Body of Knowledge）或

PMBOK Guide為基礎的線上考試。

一些最基本的名詞定義，例如：

專案的定義

PMI定義專案就是「為了產出獨特的產品、服務或結果而進行的暫時性工作」。（PMBOK Guide; Project Management Institute, 2013; p. 5）

• 專案只完成一次，
• 只要是重複性的工作，那就不是專案。
• 專案應該要：
• 有明確的起點和終點（亦即有時間限制），有預算（亦即有成本控制），明確規範工作範疇（或量）的大小，還要符合特定的成效要求。我說「應該要」的原因是，僅有少數專案能達成上述的定義。
 

所以本書從頭到尾都將對專案的這些限制，稱之為PCTS目標，

PCTS指的是：

• 成效（performance）、成本（cost）、時間（time）與範疇（scope）

著名的品管大師朱蘭（J. M. Juran）曾經為專案下定義：專案是必須排定時程去設法解決的問題（problem）。問題包括了正面和負面的問題。舉例來說，想要開發某項新產品是一個問題，不過卻是「正面的」問題；然而環境大掃除專案則是處理「負面的」問題。

專案失敗

有關專案管理成功率，目前的研究結果好壞參半。相較於較大型專案，較小型專案的成功率高很多。預算超過1百萬美元的較大型專案失敗率較高，高達28% 左右。
2015年出刊的「專案脈動」（Pulse of the Profession）顯示一些正面趨勢，同時也指出，自2012年以來，專案達標的百分比一直維持在64% 不變。

為了有效提高達標率，PMI建議企業組織應該回歸基本面。

PMI提到的三個基本領域為：

1.文化。要努力建立專案管理的心態。
2.人才。專注於人才管理、持續訓練，與正規知識的傳遞。
3.流程。透過建立與採用標準化的專案實務與流程，來支援專案管理。

太多專案經理都採取「準備—開火—瞄準」（ready-fire-aim）的方法，也就是先衝了再說，試圖迅速完成專案。很多組織不容許專案經理有夠多的時間做規畫，甚至完全不給任何時間。這樣做經常導致花更多時間與努力重新修正錯誤，安撫不高興的利害關係人，衝進死巷只能無奈撤退。簡而言之，缺乏適當的規畫會導致專案失敗。

什麼是專案管理？

「PMBOK®指南」將專案管理（project management）定義成

「應用知識、技能、工具與技巧於專案活動，以滿足專案要求」。

專案管理透過按照邏輯分組的47個專案管理流程的應用與整合而實現，這些流程組成5個流程群組，分別是

• 起始（initiating）、
• 規畫（planning）、
• 執行（executing）、
• 監視及控制（monitoring and controlling）
• 結束（closing）
  （PMBOK Guide, Project Management Institute, 2013, p. 6）。

新版「PMBOK®指南」已加入5個新的專案管理流程：

1.規畫範疇管理
2.規畫時程管理
3.規畫成本管理
4.規畫利害關係人管理
5.控制利害關係人參與

＊專案團隊有必要在管理專案之前先規畫專案。

＊適當地讓專案利害關係人參與關鍵決策與活動的重要性。

• 專案的要求（requirements）包括先前提過的PCTS（成效、成本、時間、範疇）目標。

菜鳥級專案經理特別容易犯的錯誤，是自己一個人卯起來替整個團隊規畫專案。接下來看到的慘劇是，專案團隊成員沒有一個人甩他做的計畫；

另一件慘劇是，菜鳥專案經理自己設計出來的計畫，裏面真是千瘡百孔、漏洞百出。經理人不可能每件事都設想得到，他們對任務期程的估計有錯誤，使整件事情在專案開始後破綻百出，最後無法收尾。
所以，專案管理的首要原則是：一定要讓未來會牽涉到專案實際作業的人，一起來協助規畫專案。

專案經理所扮演的角色，應該是一個促成者（enabler）。
促成者的工作，就是要協助專案團隊成員，把他們所負責的工作順利完成。
促成者是團隊成員們的介面，當後者有人缺少資源時，要幫他們找到；當有外力介入，可能中斷他們的工作時，促成者也要能居間緩衝，減少外力衝擊。專案進行時，他絕對不能是獨攬大權者，而是應該成為領導人。

「領導是一門藝術，它使其他人想去做你認為非做不可的事。」這裏用了一個很鮮活的字眼：想。獨裁者能強迫別人做他們想要「做」的事情，看守監獄的警衛也一樣能強迫犯人分成小組幹活；但是好的領導人卻能讓人「想」去做這些事情，這是兩者之間重大的差異。

專案中有關規畫、排時程（scheduling）與工作控制等要項，是屬於管理或是行政的部分。但是其中如果少了領導的話，專案頂多也只能達到最低水準要求而已。有了好的領導，專案績效絕對不僅止於此。

對專案管理最大的誤解之一，就是認為專案管理不過只是排時程罷了。

時程安排是管理專案所使用的一項主要工具，但是就重要性來說，讓專案參與人員充分了解專案目標、以良好的工作分解結構（Work Breakdown Structure; WBS）來釐清待完成事項等工作，其實都比時程安排還重要。

老實說，如果沒有好的專案管理，一份詳細的時程所代表的意義，只是一份精確記載專案失敗的回憶錄罷了！